Personlig ledelse i projekter (projektledelse)

Skrevet af Jesper Askov Møller Petersen, underviser på AROS Projektlederuddannelse

Mange virksomheder kæmper med at få styr på rækken af projekter. Derfor bliver der indført projektmanualer, projektmodeller og fælles projektværktøjer. Det kan være en rigtig god start, men det er langt fra alle steder, at det giver gevinst.

Det kan give god mening at betragte projektarbejdet i virksomheden ud fra fem hovedelementer.

Disse fem hovedelementer skal hænge sammen og være gennemtænkte for at skabe synergi:
 

• Fokus på struktur: Dette er med til at skabe et godt fundament, som giver klare rammer, faser og overblik. Dette er dog ikke nok til at få projekterne til at lykkes.
• Tydelige processer: Der er også brug for tydelige processer, hvad enten disse er kronologiske eller mere dynamiske. Altså retningsliner, som i nogle projekter er meget konkrete og regelbundne og i andre mere værdibaserede.
• Projektværktøjer: Gennem brug af risikoanalyser, interessentvurderinger skabes grobund for gode og klare valg.
• Styring: Dvs. at opdatere, rapportere, justere tidsplaner, revurdere risici m.v.
• Personlig ledelse: Dette sidste element overses desværre ofte, og derfor opnås der ikke fuld gevinst. Men det er helt afgørende, når der skal eksekveres. De samme lederegenskaber er også vigtige for linjeledere, der vil noget med deres ledelse.

Man kan betragte de fem elementer på denne måde:
Det personlige lederskab kompliceres ofte i endeløse diskussioner, snakke og tanker. Derfor anbefaler vi at arbejde intensivt med nedenstående: Mål, Mening og Mærkbar ledelse


Mål:
Projektlederen skal sørge for at holde sig målet for øje. Det betyder, at man konstant skal være i stand til at se, hvornår projektet slutter, og hvilken værdi det bringer. Målfokus er afgørende for at undgå at fare vild i komplicerede opgaver, udfordringer og indviklede samtaler.

Målet bliver derfor det pejlemærke, som sikrer, at man kan holde kursen undervejs. Førhen havde projektlederen meget fokus på at levere projektet til tiden, inden for budgettet, i rette kvalitet og med det indhold, som var krævet. Dette produktmål er stadig vigtigt, men det er ikke længere nok – projektlederen skal også se på effekten og værdien af det, der skabes.

”I et stort IT-projekt er det ikke nok, at platformen virker, og at den er klar til tiden, hvis den ikke samtidig skaber hurtigere arbejdsgange, færre fejl, bedre overblik m.m.”

Et skridt på vejen er at synliggøre målet visuelt. Få det op at hænge på væggen, vis billeder, fortæl om målet – gør det synligt for alle.


Mening:
Projektledere og ledere har en stor opgave i at få projekterne og hverdagen til at give mening. Det er ikke nok blot at løse en opgave eller et projekt. Det skal give mening, hvorfor denne opgave er så vigtig, hvorfor det ikke kan undværes. Derfor bliver projektledere og ledere nødt til at blive bedre til at anskueliggøre meningen med opgaverne.

”Disse rapporter, du laver her, er meget vigtige, fordi de giver mig overblik og indblik i nye områder.” Det handler om, at projektmedarbejdernes bidrag ikke kan undværes, men også om at det skal være synligt.

Projektmedarbejdernes personlige holdning og mening er også af afgørende betydning; de skal have en mening om tingenes tilstand. I alt for mange projekter og virksomheder skal man med overdreven ”begejstring” bakke op om alt, hvad lederen siger. Flere virksomheder taler om at skabe ”bevægelser” frem for firmaer i traditionel forstand. Det tror vi ikke på. Medarbejdere skal forholde sig til udviklingen og virksomheden og ikke blot følge hovedløst med i en tvungen glædesjubel. Derimod skal man forholde sig, tage stilling og være konstruktiv – her er lederens og projektlederens reaktionsmønstre helt utroligt betydningsfulde.

”Jeg kan se nogle risici forbundet med denne opgave. Kan man forestille sig, at vi i stedet arbejdede på en lidt anden måde, hvor vi...?” Her skal lederen/projektlederen være klar til at lytte, overveje og tage stilling.


Mærkbar ledelse:
Synlig ledelse er ikke længere nok. Lederen skal ikke blot ses på gangene med et krus kaffe i hånden eller bag skrivebordet i det åbne kontormiljø. Vi skal kunne fornemme og mærke lederen. Han/hun skal være til stede mentalt, og medarbejderne skal kunne fornemme, at vedkommende vil det hér! I en spændende virtuel verden, hvor mange møder afholdes via Skype, Facetime, Meeting burner osv., er der i endnu større grad brug for, at man kan mærke lederen. Lederen må ikke gemme sig bag distanceledelse.

Læs om den intensive Projektlederuddannelse